คู่มือการตรวจติดตามภายใน

 

1. วัตถุประสงค์ (Purpose):

เพื่อเป็นการตรวจสอบและทบทวนประสิทธิผลและประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานจริง ว่าสอดคล้องกับเกณฑ์ (Audit Criteria) ต่างๆที่ได้กําหนดขึ้นหรือไม่ เช่น ข้อกําหนดกฏหมาย  ข้อกําหนดของลูกค้า ข้อกําหนดของมาตรฐานป่าไม้ยั่งยืน และข้อกําหนดภายในบริษัท ซึ่งได้แก่ ขั้นตอนการปฏิบัติงานต่างๆ (Quality Procedure, Work Instruction) นโยบายป่าไม้ยั่งยืน (Sustainability forest mangment Policy) 

 

2. ขอบข่าย (Scope):

ครอบคลุมตั้งแต่การคัดเลือกผู้ตรวจประเมิน การฝึกอบรมพัฒนาผู้ตรวจประเมินให้มีความรู้และทักษะในการตรวจ การวางแผนการตรวจสอบ การตรวจสอบ การออกใบรายงานผลการตรวจ การดําเนินการแก้ไขและป้องกัน (ในกรณีที่พบปัญาหรือข้อบกพร่อง) การติดตามผลการแก้ไขและป้องกัน การปิดประเด็นข้อบกพร่อง โดย ครอบคลุมทุกกระบวนการปฏิบัติงานในบริษัท

 

3. เป้าหมาย ตัวชี้วัดผลการดําเนินงาน (Objective Target and KPI):

• % ข้อบกพร่องที่สามารถแก้ไขได้และแล้วเสร็จตรงตามกําหนดเวลา 

• จํานวนข้อบกพร่องที่เกิดซ้ำ

 

4. เครื่องมือ เครื่องจักร อุปกรณ์ที่จําเป็น (Infrastructure): 

• Application “ forest manager” 

 

5. คําศัพท์ นิยาม ความหมาย (Definition): 

Lead Auditor : ผู้นําหรือหัวหน้าทีมผู้ตรวจประเมิน 

Auditor : ผู้ตรวจประเมิน 

Auditee : ผู้รับการตรวจประเมิน (หัวหน้าหรือผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติงาน) 

QMR-Forest manager  : ผู้จัดการป่าไม้รับผิดชอบในการกํากับดูแลระบบบริหาร 

Audit Criteria : เกณฑ์ที่ใช้ในการตัดสินผลการตรวจประเมิน 

มี 4 ระดับ

1. การปฎิบัติตามกฎหมาย

2. ข้อกําหนดของลูกค้า 

3. ข้อกําหนดของมาตรฐานป่าไม้ยั่งยืน

4. ข้อกําหนดภายในบริษัท 

CAR-Corrective Action Request : ใบร้องขอให้มีการแก้ไข 

PAR-Preventive Action Request : ใบร้องขอให้มีการป้องกัน 

C-Conformity : ความสอดคล้อง

NC-Non Conformity : ความไม่สอดคล้อง

Major NC : ความไม่สอดคล้องที่เป็นประเด็นปัญหาใหญ่ รุนแรงมาก

Minor NC : ความไม่สอดคล้องที่เป็นประเด็นปัญหาความไม่สมบูรณ์หรือความไม่ สม่ำเสมอจากการปฏิบัติ

Observation : ข้อสังเกตุ ข้อพึงระวัง

Evidence : หลักฐานจากการตรวจ หรือสิ่งที่ Auditor ต้องสืบค้นระหว่างการตรวจ 

 

6. การควบคุมบันทึกที่เกี่ยวข้อง (Control of Records)

 

​

​

​

​

​

​

 

7. ผังการไหลของการดําเนินการ  (Process Flow Chart) 

 

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

 

​

8. วิธีการตรวจติดตามภายใน 

 

วิธีการ 

1. กำหนดแผนการตรวจติดตามภายในประจำปี PLA-002

2. จัดทีมงานตรวจประเมิน  ลงใน member Trello board  ตรวจประเมิณภายใน 

3. ผู้จัดการป่าไม้ กำหนดแผนการตรวจติดตามภายใน  แบบฟอร์ม INA-001

4. เตรียมแบบบันทึกการตรวจประเมิณ ทำการบันทึกการตรวจประเมิณ และสรุปการตรวจประเมิณกับผู้ถูกตรวจประเมิณใน แบบฟอร์ม INA-002

5. พิจารณาความจําเป็นในการแก้ไขและป้องกัน 

6. ถ้ามีความจำเป็นต้องแก้ไข ลงบันทึกแบบคำขอให้ปรับปรุง CAR/PAR ใน แบบฟอร์ม INA-003

7. ดำเนินการแก้ไขและป้องกัน โดย แบบ ฟอร์ม INA-003 จะถูกส่งไปยัง Trello ตรวจประเมิณภายในของทีมงาน โดยอัตโนมัติ เพื่อแจ้งให้ผู้จัดการป่าไม้ติดตาม ดำเนินการแก้ไข และปิดประเด็นการตรวจประเมิณนั้น ภายใน 14 วันหลังได้ได้รับ ข้อร้องเรียน INA -003 

 

สมาชิกกลุ่มฯต้องยอมรับหลักการและกฎเกณฑ์ของ FSC และข้อบังคับและยินดีการตรวจคิดตามประจำปีอย่างน้อยปีละ 1 ครั้งตามแผนการตรวจประจำปี PLA-002

 

9. ผลการตรวจติดตามที่พบว่ามีข้อบกพร่องหรือไม่เป็น ไปตามหลักเกณฑ์และข้อกำหนด

 

1. ระดับรุนแรง (Major CARs) หมายถึงผลการตรวจติดตามที่พบว่ามีข้อบกพร่องหรือไม่เป็น

ไปตามหลักเกณฑ์และข้อกำหนดของ FSC ในการดำเนินกิจกรรมและทำให้สูญเสียระบบและไม่สามารถควบคุมบริหารการจัดการสมาชิกสวนป่าได้ต้องแก้ไขปรับปรุงให้เสร็จสิ้นภายใน 3 เดือน (กรณีพิเศษ 6 เดือน) เช่นผิดกฎหมายระดับประเทศหรือกฎหมายท้องถิ่น

และปิดหลักการและกลักเกณฑ์ของ FSC

- การทำงานเกิดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมอย่างรุนแรง

- หลังจากมีการตัดโค่นแล้วไม่ได้กลับมาปลูกยางพาราภายใน 1 ปี

 

2. ระดับชั่วคราวหรือเล็กน้อย(Minor CARs) หมายถึงผลการตรวจติดตามที่พบว่ามีการเกิดข้อบกพร่องหรือไม่เป็นไปตามข้อกำหนดไม่ส่งผลให้สูญเสียต่อการจัดการสวนยางพาราเป็น การชั่วคราวหรือไม่ก่อให้เกิดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมต้องแก้ไขให้เสร็จสิ้นภายใน 1 ปี(กรณีพิเศษ 2 ปี) เช่น

- มีการปฏิบัติที่ขัดต่อตามกฎหมายหรือระเบียบปฏิบัติการสวนยางพาราเป็นการชั่วคราว

ข้อสังเกต (Observation) หมายถึงข้อคิดเห็นที่เกิดขึ้นจากการตรวจติดตามของคณะผู้บริหาร(GE manager , Ge staff )และควรปรับปรุงแก้ไขเพื่อให้เกิดการปรับปรุงพัฒนาให้ดีเพิ่มขึ้นเหมาะสมกับการปฏิบัติงาน

เพื่อให้สอดคล้องกับหลักเกณฑ์ FSC ในกรณีทำการตรวจติดตามแล้วพบว่ามีสมาชิกสวนป่าบางรายไม่

 

ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์จะพิจารณาดังนี้

ครั้งที่ 1 ให้คณะทีมงานฯดำเนินการให้คะแนนพร้อมชี้แจงแนวทางการแก้ไขต่างๆ และ บันทึกไว้เป็นหลักฐาน

ครั้งที่2 ให้คณะทีมงานฯดำเนินการให้คำแนะนำพร้อมชี้แจงแนวทางการแก้ไขต่างๆครั้งที่2และทำบันทึกไว้เป็นหลักฐาน (บันทึกตักเตือน)

ครั้งที่3 พิจารณาตัดรายชื่อออกจากความเป็นสมาชิกภาพและทำการชี้แจงให้สมาชิกสวนป่ารายนั้นรับทราบ

 

10. เกณฑ์ในการสุ่ม sampling 

 

อ้างอิงจาก FSC-STD-30-005 V1-1 EN 

สูตรในการสุ่มพื้นที่ x = 0.6y 

526 FMUs = 14 แปลง 

สุ่มทั้งหมด 14 แปลง 

 

โดยจะมีไม่การตรวจซ้ำในระหว่างระยะเวลา 5 ปียกเว้น แปลงที่ มีความจำเป็นต้องแก้ไข ลงบันทึกแบบคำขอให้ปรับปรุง CAR/PAR ใน แบบฟอร์ม INA-003

 

พื้นที่ที่มี HCVA ต้องได้รับการสุ่มทุกปี ใช้เทคนิคการตรวจติดตามที่หลากหลายในแต่ละปี มีสุ่ม FMUs ที่แตกต่างกัน เว้นแต่จะมีประเด็นที่ต้องติดตามการแก้ไข,มีข้อร้องเรียน หรือ มีความเสี่ยง ทำให้ต้องสุ่มใน FMUs เดิมหากพบความไม่สอดคล้อง ทาง GE ต้องออกเอกสารร้องขอให้มีการแก้ไข (CAR) 

 

จะมีการตรวจติดตามภายใน 14 วัน เมื่อได้รับข้อร้องเรียนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับการปฏิบัติงานที่ไม่สอดคล้องของสมาชิก โดยครอบคลุม การตรวจสอบติดตามทางด้านสังคม [Social Monitoring] 

การตรวจสอบติดตามทางด้านสิ่งแวดล้อม [Environment Monitoring] การตรวจสอบติดตามด้านเศรษฐกิจ [Economics Monitoring]